Nota de informare privind prelucrarea datelor personale

Cine prelucrează datele

Operatorul datelor tale este EXPOZITIEI 4A SRL, cod unic de înregistrare (CUI) 54686200, număr de ordine în Registrul Comerțului J2026031734002, EUID ROONRC.J2026031734002 („noi”).

Sediul social: Șos. Pipera 46D-46E-48, Bl. A, Et. 5, Ap. BIR. E5.07, 020112 București (Oregon Park).

Pentru orice întrebare despre datele tale ne poți scrie la sales@baseexpozitiei.ro.

Ne poți contacta și prin poștă, la sediul social, sau folosind datele de pe pagina Contact a site-ului.

Ce date prelucrăm

Prelucrăm numai datele de mai jos.

• Datele pe care le completezi în formulare: numele, telefonul, adresa de e-mail, mesajul tău, locuințele care te interesează (codurile lor) sau tipul de locuință căutat, data și momentul preferate pentru o vizită sau pentru un apel.
• Date despre cerere, adăugate automat: tipul formularului, pagina de pe care l-ai trimis, limba site-ului, parametrii de campanie din adresa paginii (de exemplu utm_source), data și ora trimiterii.
• Bifele din formular: data și ora la care ai confirmat că ești de acord să te contactăm, versiunea textului afișat și, separat, dacă ai acceptat să primești noutăți pe e-mail.
• O amprentă (hash) a adresei tale IP, calculată pe server cu o cheie secretă (HMAC-SHA-256), păstrată ca să limităm trimiterile repetate sau abuzive. Adresa IP în clar este folosită doar temporar, în memoria serverului, cel mult 10 minute, pentru aceeași limitare, și nu este stocată.
• Adresa ta IP și date tehnice despre browser și dispozitiv, pe care Cloudflare le primește prin verificarea anti-spam Cloudflare Turnstile atunci când începi să completezi sau trimiți un formular. Când verifică rezultatul, serverul nostru transmite și el adresa IP către Cloudflare.
• Date tehnice despre accesarea site-ului (de exemplu adresa IP, pagina cerută, data și ora, codul de răspuns), pe care furnizorul de găzduire le înregistrează automat în jurnalele sale, pentru funcționarea și securitatea serviciului.
• Alegerea ta privind cookie-urile și, numai dacă accepți analiza, date statistice despre folosirea site-ului (detalii în Politica de cookie-uri).

Nu stocăm adresa IP în clar și nici tipul browserului sau al dispozitivului tău (user-agent). Nu îți cerem date sensibile, de exemplu despre sănătate; te rugăm să nu le scrii în mesaj.

De ce prelucrăm datele și pe ce temei

• Ca să răspundem cererii tale (ofertă, vizită, apel), să programăm vizita sau apelul și să îți trimitem informațiile cerute. Temei: demersurile făcute la cererea ta înainte de încheierea unui eventual contract (art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR).
• Ca să îți trimitem pe e-mail, prin Resend, linkurile către fișele locuințelor pentru care ai cerut oferta (PDF, valabile 14 zile). Temei: aceleași demersuri făcute la cererea ta (art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR).
• Ca să înregistrăm cererile în aplicația noastră internă de vânzări, să le repartizăm echipei, să ținem legătura cu tine în privința cererii și să păstrăm istoricul discuțiilor. Temei: interesul nostru legitim de a organiza activitatea de vânzare și de a răspunde coerent persoanelor interesate (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR).
• Ca să păstrăm în aplicația internă un jurnal de audit, care arată ce s-a modificat într-o înregistrare și când. Temei: interesul nostru legitim de a asigura securitatea și integritatea datelor (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR).
• Ca să îți trimitem noutăți despre BASE Expoziției pe e-mail, numai dacă ai bifat separat această opțiune. Temei: consimțământul tău (art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR), pe care îl poți retrage oricând.
• Ca să protejăm site-ul și formularele de spam și abuz: verificarea anti-spam, limitarea numărului de trimiteri, amprenta adresei IP și jurnalele tehnice. Temei: interesul nostru legitim de a menține site-ul sigur (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR).
• Ca să nu pierdem o cerere care nu a putut fi înregistrată din cauza unei erori tehnice: păstrăm temporar o copie criptată, doar ca să o înregistrăm ulterior. Temei: demersurile făcute la cererea ta și interesul nostru legitim de a nu pierde cererile (art. 6 alin. (1) lit. b) și f) GDPR).
• Ca să înțelegem, din statistici agregate, cum este folosit site-ul, numai dacă accepți analiza. Temei: consimțământul tău (art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR).
• Ca să respectăm obligațiile legale care ni se aplică, de exemplu cele fiscale și contabile dacă încheiem un contract sau cele față de autorități. Temei: art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR.
• Ca să ne putem constata, exercita sau apăra drepturile în cazul unei dispute. Temei: interesul nostru legitim (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR).

Bifa obligatorie din formular confirmă că ne ceri să te contactăm și că ai citit această notă; o păstrăm, împreună cu versiunea textului, ca dovadă. Răspunsul la cererea ta se bazează pe demersurile făcute la cererea ta, nu pe consimțământ. Acordul pentru noutăți pe e-mail este separat și opțional.

Atunci când ne bazăm pe interesul legitim, am verificat că acesta nu prevalează asupra intereselor, drepturilor și libertăților tale. Te poți opune oricând acestei prelucrări (vezi „Drepturile tale”).

Cine are acces la date și cui le transmitem

• Echipa noastră de vânzări și persoanele autorizate din cadrul societății, prin aplicația internă în care sunt înregistrate cererile, pe baza unui cont de utilizator.
• Asociații societății și partenerii noștri în proiect, cărora le-am acordat acces la aplicația internă. Aceștia văd toate datele din cereri și le pot folosi numai în scopurile din această notă, cu obligația de a le păstra confidențiale.
• Persoanele cu rol de administrare sau de audit în aplicația internă: fiecare cerere este copiată și în jurnalul de audit al aplicației.
• Furnizorii care prelucrează date în numele nostru, pe bază de contract (persoane împuternicite): Vercel (găzduirea site-ului; funcțiile serverului rulează în regiunea Frankfurt, Germania), Supabase (baza de date a aplicației interne, găzduită în regiunea Frankfurt, Germania) și Cloudflare (verificarea anti-spam Turnstile).
• Resend, furnizorul de e-mail prin care trimitem notificarea cererii către echipa de vânzări, fișele locuințelor către tine și, dacă o cerere nu poate fi înregistrată din cauza unei erori tehnice, copia ei criptată către căsuța noastră internă de operațiuni.
• Furnizorul serviciului de e-mail al societății, în ale cărui căsuțe primim notificările și corespondența cu tine.
• Plausible Analytics, furnizorul instrumentului de analiză, numai după acordul tău.
• OpenFreeMap, numai dacă deschizi harta interactivă de pe pagina Locație: browserul tău încarcă atunci harta de pe serverele acestui serviciu independent, care văd adresa ta IP. Nu îi transmitem alte date.
• Consultanții noștri (de exemplu avocați, contabili sau auditori financiari), numai când este necesar și cu obligația de confidențialitate.
• Autoritățile, instituțiile publice și instanțele, atunci când legea ne obligă.

Nu vindem datele tale, nu le închiriem și nu le folosim pentru publicitate.

Transferuri în afara Spațiului Economic European

Acolo unde furnizorii ne permit să alegem, păstrăm datele în Spațiul Economic European (SEE): funcțiile serverului site-ului rulează la Frankfurt, iar baza de date a aplicației interne este găzduită la Frankfurt. Paginile site-ului sunt livrate prin rețeaua globală a furnizorului de găzduire, de pe serverul cel mai apropiat de tine.

Vercel, Supabase, Cloudflare și furnizorul nostru de e-mail tranzacțional sunt societăți din Statele Unite sau fac parte din grupuri cu societăți acolo, așa că unele date pot fi accesate sau prelucrate în afara SEE, de exemplu pentru suport tehnic, securitate sau livrarea e-mailurilor. În aceste cazuri transferul are loc numai cu garanțiile prevăzute de capitolul V din GDPR: decizia de adecvare a Comisiei Europene privind cadrul UE–SUA pentru protecția datelor (EU-U.S. Data Privacy Framework), pentru furnizorii certificați, sau clauzele contractuale standard aprobate de Comisia Europeană, cu măsuri suplimentare acolo unde este cazul.

La cerere, îți spunem ce garanții se aplică fiecărui furnizor.

Cât timp păstrăm datele

• Datele din cereri, inclusiv cele din aplicația internă și copiile din jurnalul de audit: 24 de luni de la ultima interacțiune cu tine; dacă încheiem un contract, datele necesare pentru acesta sunt păstrate pe durata contractului și apoi cât timp cere legea.
• Datele folosite pentru noutăți pe e-mail: până îți retragi acordul; după aceea păstrăm doar dovada acordului și a retragerii.
• Dovada bifelor din formular (data, ora și versiunea textului): cât timp păstrăm datele din cerere, plus termenul de prescripție în care ar putea fi necesară ca dovadă (în general, 3 ani).
• Amprenta adresei IP și datele tehnice de securitate: 6 luni.
• Copia criptată a unei cereri care nu a putut fi înregistrată din cauza unei erori tehnice (trimisă căsuței noastre interne de operațiuni și înscrisă, tot criptată, în jurnalele tehnice ale furnizorului de găzduire): până când cererea este înregistrată în aplicația internă, apoi o ștergem; în niciun caz mai mult de 30 de zile.
• Jurnalele tehnice ale furnizorului de găzduire și ale furnizorului de e-mail: pe durata stabilită de aceștia pentru jurnalele lor, după care sunt șterse automat.
• Linkurile către fișele locuințelor expiră după 14 zile.

La sfârșitul acestor perioade ștergem datele sau le anonimizăm, astfel încât să nu mai poată fi legate de tine.

Drepturile tale

Ai dreptul să ceri accesul la datele tale, rectificarea sau ștergerea lor, restricționarea prelucrării și portabilitatea datelor pe care ni le-ai furnizat.

Te poți opune oricând, din motive legate de situația ta, prelucrării bazate pe interesul nostru legitim, iar folosirii datelor pentru noutăți pe e-mail te poți opune oricând, fără motiv. Îți poți retrage oricând acordul pentru noutăți sau pentru analiză, fără să afectezi prelucrarea făcută înainte de retragere.

Pentru oricare dintre aceste drepturi, scrie-ne la sales@baseexpozitiei.ro.

Ne poți trimite cererea și prin poștă, la sediul social, sau folosind datele de pe pagina Contact. Îți răspundem în cel mult o lună de la primire; dacă cererea este complexă, termenul se poate prelungi cu încă două luni și te anunțăm despre aceasta. Este posibil să îți cerem informații suplimentare ca să îți confirmăm identitatea.

Ai și dreptul să depui o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, sector 1, cod poștal 010336, București, www.dataprotection.ro, anspdcp@dataprotection.ro, precum și dreptul de a te adresa instanței.

Ce date sunt obligatorii

Câmpurile marcate ca obligatorii (numele, telefonul și adresa de e-mail) și bifa prin care ne ceri să te contactăm sunt necesare ca să îți putem răspunde; fără ele cererea nu poate fi trimisă. Celelalte câmpuri și acordul pentru noutăți pe e-mail sunt opționale.

Decizii automate

Nu folosim datele tale pentru decizii automate sau pentru profilare.

Cum protejăm datele

Folosim conexiuni criptate (HTTPS), acces la aplicația internă numai pe bază de cont, chei secrete păstrate separat de codul site-ului, amprente cu cheie în locul adreselor IP și criptare pentru copiile cererilor care nu au putut fi înregistrate. Furnizorii noștri aplică propriile măsuri de securitate, prevăzute în contractele cu ei.

Minori

Site-ul se adresează persoanelor de cel puțin 18 ani. Nu colectăm cu bună știință date despre minori.

Modificări

Actualizăm această notă atunci când se schimbă modul în care prelucrăm datele. Data ultimei actualizări și versiunea textului sunt afișate la începutul paginii.